党办是学院党委工作的综合办事机构，负责处理日常的党务工作。院办是学院行政工作的综合办事机构，负责处理日常的行政工作。党办院办下设秘书科、外事科、综合事务科、机要档案室。工作职责如下：
（一）党办
1、起草学院发展规划、年度工作计划和总结及学院党委有关专门工作计划并组织督促实施。
2、起草院党委和党务工作各类综合性文稿和其他有关文稿，负责党务文件文书的运行工作。
3、负责院党委会议、全院性党务系统会议和重要活动的准备、组织、安排，负责有关会议的记录和会议决议、纪要的起草、抄送、传达、组织实施、督查督办和落实情况的反馈。
4、承办院党务方面的日常工作，协调院党委系统各部门的工作关系、党办与有关行政部门之间的工作关系，组织协调有关部门共同做好综合性工作。
5、负责院党委对上、对下的联系和接待，组织学院党务工作专题调查研究，发挥参谋助手作用。
6、参与拟订学院党建工作的规章制度。
7、统筹协调全院国家安全及稳定工作。
8、统筹组织实施全院机要、保密工作，认真做好机要文件的分发、上报、传阅、催办及机要文书档案资料的收集、立卷、归档、保管、利用、统计、鉴定等工作。
9、管理和使用院党委印鉴、党委负责同志及院内党务部门印章的刻制、发放、启用、回收等管理工作。
10、处理院党委系统的来访、信访工作。
11、开具院党委介绍信、证明信等。
12、完成领导交办的其他工作。
（二）院办
1、起草院行政工作的各类综合性文稿和其他有关文稿，承担院行政文件文书的运行工作。
2、负责院行政方面工作会议及重要活动的准备、组织、安排，负责有关会议的记录和决议、纪要的起草、抄送、传达、组织实施、督查督办和落实情况的反馈。
3、承办院行政方面的日常工作，协调院行政系统各部门的工作关系、院办与有关党委部门之间的工作关系，组织协调有关部门共同做好综合性工作。
4、负责院外事及行政对上、对下的联系和接待。
5、组织对院行政工作进行专题调查研究，发挥参谋助手作用。
6、组织拟订院行政工作的规章制度，编撰院大事记、各类年鉴等。
7、管理和使用院行政印鉴、行政负责同志及院行政系统印章的刻制、发放、启用、回收等管理工作。
8、处理院行政系统的来信、来访工作。
9、开具院行政介绍信、证明信等。
10、负责全院档案的接收、整理、编辑、统计、利用和保管等。
11、负责全院综合统计上报工作。
12、完成领导交办的其他工作。
(三)下设科室
1、秘书科
（1）起草党办院办所承担的学院各类文件、材料。
（2）负责学院的公文处理工作，审核以院党委、院行政名义印发的各种文稿，对发文登记编号，按行文规范要求督导文书的校对、印刷、发送。
（3）协助和参与组织全院性会议，根据领导安排做好会前调研，做好会议记录及撰写纪要，及时了解和反馈会议决议、纪要的执行情况。
（4）协调与其他职能部门有关的综合性工作，并及时向领导汇报处理情况。
（5）起草制订学院文书工作的规章制度。
（6）协助做好党办院办相关文件材料的收集及年终归档工作。
（7）协助做好日常信访接待工作。
（8）协助做好校务公开的有关工作，收集书记院长信箱信息，向校园网、院工作情况简报等提供稿件。
（9）完成领导交办的其他工作。
2、外事科
（1）宣传、贯彻、执行党和国家有关外事工作的方针、政策和规定，积极开展对内对外的外事宣教，并做好外事保密工作。
（2）起草制订学院的外事计划、外事规章制度。
（3）负责涉外事项（外出训练、出国旅游、参观访问等）的院内手续办理及报批。
（4）负责外宾及国内重要贵宾的接待工作，起草接待方案。
（5）负责与国外或港澳台地区的高校、研究机构等单位的联络工作，包括校际交流协议的起草、审核、报批、跟踪落实等工作。
（6）负责学院外事工作信息的收集与报送等工作。
（7）负责专家证年审，外籍专家或教师聘请、管理和服务的具体实施。
（8）协助做好学院礼品的选购、保管和发放。
（9）完成领导交办的其他工作。
3、综合事务科
（1）负责院领导及党办院办的内外行政事务工作（如固定资产管理、联系公务用车、公共卫生管理、办公用品采购、有关经费发放等）。
（2）负责上级部门、外单位及院内来文的接收、登记、呈批、移转和相关处理工作。
（3）负责各类文稿的校对、印刷、装订及发送，负责党办院办文稿的收集归档工作。
（4）组织、协调、参与安排学院重要活动。
（5）负责对外联络和上级领导、院外来宾的接待工作。
（6）负责党办院办收管印章的管理和使用，负责全院印章的刻制、启用、回收，证件制作，名片印刷，发文稿纸制作，开具各种证明、介绍信等。
（7）负责院领导办公室、会议室的管理及会务服务等工作。
（8）负责学院通讯管理工作。
（9）负责学院节假日作息安排和行政值守安排工作。
（10）负责学院收发室管理工作及报刊征订工作。
（11）完成领导交办的其他工作。
4、机要档案室
（1）机要室
①制订机要保密的相关规定，并督促检查规定的执行情况。
②负责机要文件的接收、分类、编号、登记、呈送、传递、保管、处理、归档和销毁等工作。
③负责保密宣传教育工作。
④负责书记、院长信箱、人民来信等信访件的呈阅、转递、催办、答复、归档等工作。
⑤负责与省机要局和保密局的日常联系、沟通、请示。
⑥负责学院组织机构代码、法人证书管理、使用、年审等工作。
⑦完成领导交办的其他工作。
（2）档案室
①制订全院各类档案的管理制度、归档范围及工作规范，提出档案业务建设的规划和建议。
②负责学院各类档案的收集、整理、立卷、归档及开发利用工作。
③负责全院档案统计工作，上报档案工作基本情况统计表。
④负责全院专兼职档案工作人员的业务培训与指导，档案工作年度评比等工作。
⑤负责定期核查库存档案，做好安全保密及档案的修护工作。
⑥负责学院各类年鉴、史志和大事记的编撰工作。
⑦在机要员不在的情况下，协助做好机要员交办的相关工作。
⑧完成领导交办的其他工作。
